Nowy system zarządzania kolejką w starostwie

Od tygodnia w olsztyńskim starostwie działa nowy system zarządzający kolejkami. Najpierw specjalne terminale stanęły w korytarzach Wydziałów Komunikacji i Geodezji, wkrótce zostanie uruchomiona funkcjonalność rezerwacji kolejki przez internet.

Dla urzędu nie jest to pierwszy system zarządzania kolejką, poprzedni był już jednak przestarzały. – System, który został uruchomiony w Wydziale Komunikacji w 2007 r., był już mocno awaryjny z uwagi na brak kompatybilności starej technologii z funkcjonalnością nowych przeglądarek. Jego naprawa byłaby bardzo droga, dlatego zdecydowaliśmy się zainwestować w nowe urządzenia. Koszt wyniósł 43 tys. zł – tłumaczy starosta Małgorzata Chyziak.

Dla Wydziału Geodezji taki sposób zarządzania kolejką to nowość. – Po uruchomieniu projektu e-mapa ilość spraw załatwianych osobiście bardzo zmalała, bo możemy przesyłać mapy numeryczne, jednak w dalszym ciągu część pracy odbywa się na dokumencie fizycznie drukowanym. Tygodniowo obsługujemy około 250 osób. System kolejkowy ułatwia nam zachowanie porządku pracy, a przez to szybszą i bezproblemową obsługę klienta. Możemy dopasować się do potrzeb interesanta już na poziomie wyboru kategorii sprawy w automacie biletowym – opowiada Anna Kowalewska, geodeta powiatowy.

Zdaniem pracowników Wydziału Geodezji i dyrektor Anny Kowalewskiej system ułatwia obsługę klienta.

Z uruchomionego systemu cieszy się też dyrektor Wydziału Komunikacji i Transportu. – Wielu klientów pyta o sposób umówienia się na załatwienie sprawy w urzędzie przez internet. Nowy system da taką możliwość. Dodatkowym plusem jest to, że na stronie administracyjnej możemy kontrolować czas, jaki urzędnik poświęca na obsługę klientów, a tych w ciągu tygodnia jest prawie 1 tysiąc – podsumowuje Zbigniew Wasieczko.

Korzystanie z nowych terminali jest proste. – Wystarczy wybrać na ekranie rodzaj sprawy do załatwienia, odebrać wydruk z numerem i czekać na swoją kolej. System jest przyjazny osobom niedowidzącym, ponieważ w momencie zmiany numeru w kolejce, informacja jest podawana przez głośniki. Z kolei funkcjonalność internetowa pozwoli umówić się na wizytę w starostwie na dogodną dla klienta godzinę i dzień, nawet do 1 miesiąca w przód. Odnośniki do strony pozwalającej zarezerwować konkretny termin będą umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Powiatu Olsztyńskiego jeszcze w grudniu bieżącego roku – mówi informatyk Zbigniew Monkiewicz wdrażający system w Starostwie Powiatowym w Olsztynie.