Otwarty konkurs ofert na zbiórkę żywności

Zarząd Powiatu w Olsztynie ogłasza Otwarty Konkurs Ofert na wykonanie zadań publicznych, związanych z realizacją zadań Powiatu Olsztyńskiego, przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w roku 2023.

I. Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r., poz. 571).
2. Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057).
3. Uchwała Nr XXXVII/383/2022 Rady Powiatu w Olsztynie z dnia 18 listopada 2022 r. w sprawie uchwalenia rocznego programu współpracy Powiatu Olsztyńskiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2023.

 II. Cel  konkursu:

Celem konkursu jest wyłonienie i finansowe wsparcie projektów, dotyczących realizacji zadań publicznych Powiatu Olsztyńskiego, podejmowanych przy współpracy i na rzecz mieszkańców powiatu, w szczególności w zakresie sportu, kultury, edukacji obywatelskiej oraz podniesienia jakości życia na terenie powiatu olsztyńskiego dla zwiększenia skuteczności i efektywności realizacji zadań zleconych.

III. Rodzaje zadań oraz wysokość środków finansowych przeznaczonych na ich realizację w roku 2023:

 W ramach konkursu przewidziane zostały następujące rodzaje zadań oraz wysokość dotacji  na wsparcie ich realizacji:

1. Pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób:

1)      Zbiórka żywności na potrzeby domów pomocy społecznej, placówek opiekuńczo-wychowawczych, rodzin zastępczych, usamodzielnionych wychowanków oraz innych jednostek na terenie Powiatu Olsztyńskiego;

Wysokość środków na wsparcie realizacji zadania publicznego w 2023 roku: 20 000 zł.

Kwota dofinansowania zadań tego samego rodzaju w 2022 roku: 20 000 zł.

IV. Wysokość środków publicznych na realizację zadań publicznych w roku 2023:

Wysokość środków publicznych przeznaczonych na wsparcie realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie została uchwalona w budżecie Powiatu Olsztyńskiego na 2023 r. i wynosi ogółem 286 000,00 zł.

1. Adresat konkursu:

Organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które prowadzą działalność statutową  związaną z  realizacją zadania objętego konkursem.

VI. Termin i miejsce realizacji zadania:

1. Termin realizacji zadania: 01.01.2023 r. – 31.12.2023 r.
2. Czas realizacji zadania powinien obejmować: okres przygotowania, przeprowadzenia oraz zakończenia zadania (podsumowanie, ewaluacja zadania, sprawozdanie z wykonania zadania). Wszystkie dokumenty księgowe muszą zostać wystawione do dnia zakończenia zadania.
3. Miejscem realizacji zadania w przeważającej części powinien być jest teren powiatu olsztyńskiego.

VII. Warunki realizacji zadania:

1. Uchwała Zarządu Powiatu w Olsztynie w sprawie realizacji zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych z budżetu Powiatu Olsztyńskiego w ramach Otwartego Konkursu Ofert określająca wykonawców i kwoty dofinansowania.
2. Umowa, zawarta w formie pisemnej, określająca zakres i warunki realizacji zadania publicznego wraz z zaktualizowanym harmonogramem i kosztorysem zadania.
3. Zadanie powinno być zrealizowane z najwyższą starannością, zgodnie z zawartą umową oraz z zobowiązującymi standardami i przepisami w zakresie opisanym w ofercie.
4. Zadanie powinno mieć zasięg obejmujący w przeważającej części obszar powiatu olsztyńskiego. Adresatami zadania w przeważającym stopniu powinni być mieszkańcy powiatu olsztyńskiego.
5. Ta sama oferta nie może być przedmiotem wniosku o dofinansowanie realizacji zadania publicznego:

1)      złożonego z pominięciem otwartego konkursu ofert zgodnie z art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

2)      złożonego z inicjatywy własnej zgodnie z art. 12 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

6. W okresie realizacji zadania Oferent może dokonywać przeniesień wydatków finansowych lub współfinansowanych z dotacji Powiatu Olsztyńskiego między poszczególnymi pozycjami kosztorysu na skutek zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w dniu zawarcia umowy, z zastrzeżeniem, że suma przesunięć nie może przekraczać 30% środków   w danym rodzaju środków. W sytuacji przekroczenia w/w limitu Oferent zobowiązany jest do pisemnego powiadamiania Zleceniodawcy o  planowanych zmianach dotyczących kosztorysu. Oferent zobowiązany jest również do każdorazowego informowania Zleceniodawcy o zmianach harmonogramu zadania, zmianach kadrowych itp., zachodzących przy realizacji zadania. Planowane zmiany mogą być wprowadzone do realizacji tylko po akceptacji ze strony Zleceniodawcy.
7. W przypadku odstąpienia od podpisania umowy Oferent ma obowiązek pisemnego powiadomienia o swojej decyzji, w terminie 7 dni od daty otrzymania informacji o  przyznaniu dotacji.
8. Oferent przystępujący do zawarcia umowy w przypadku otrzymania dotacji niższej od wnioskowanej powinien przedstawić:

1)      zaktualizowany kosztorys ze względu na rodzaj kosztów oraz kosztorys ze względu na przewidywane źródła finansowania (zgodnie ze wzorem z oferty) podpisany przez osoby upoważnione (o ile dotyczy),

2)      zaktualizowany harmonogram realizacji zadania podpisany przez osoby upoważnione – w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w związku z aktualizacją kosztorysu.

9. Na  koszt  realizacji  zadania mogą się składać:

1)      dotacja z budżetu Powiatu Olsztyńskiego,

2)      środki finansowe własne, w tym środki finansowe pochodzące z innych źródeł ze wskazaniem podmiotów dotujących oraz wysokością przyznanej dotacji,

3)      wkład własny niefinansowy, tj. osobowy – udokumentowany i rzeczowy wykorzystywany do realizacji zadania,

4)      świadczenia pieniężne od odbiorców zadania.

1. Oferent zobowiązany jest do złożenia sprawozdania końcowego z wykonania zadania zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w ciągu 30 dni po zakończeniu realizacji zadania.
2. Wkład własny niefinansowy, w tym praca społeczna członków organizacji pozarządowej i świadczeń wolontariuszy podlega rozliczeniu.
3. Oferent zobowiązany jest do wyodrębnienia we własnej ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację zadania.
4. Dotacja nie może być wykorzystana na zobowiązania powstałe przed datą podpisania  umowy na realizację zadania, a środki przyznane w ramach dotacji muszą być wydatkowane zgodnie z kosztorysem.
5. Dotacja z budżetu powiatu przyznana na wsparcie realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym nie może być wydatkowana na:

1)      pokrycie deficytu w związku ze zrealizowanymi wcześniej przedsięwzięciami;

2)      budowę, zakup budynków lub lokali, zakup gruntów;

3)      udzielanie pomocy pieniężnej osobom fizycznym (nie dotyczy stypendiów, o których mowa w ogłoszeniu) lub prawnym,

4)      działalność polityczną w rozumieniu ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o partiach politycznych lub religijną.

5. Kontroli podlegają wszystkie dokumenty merytoryczne i finansowe niezbędne do oceny zasadności wykorzystania środków publicznych i realizowania zadania zgodnie z umową dotacyjną.
6. Oferent zobowiązany jest do udzielenia informacji na temat osób pracujących przy realizacji dotowanego zadania z podaniem doświadczenia zawodowego i kwalifikacji,
7. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji lub przyznaniem dotacji w wysokości określonej w ofercie.
8. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa, niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku organizacja pozarządowa może negocjować zmniejszenie zakresu zadania lub wycofać ofertę.
9. Zarząd Powiatu może odmówić podmiotowi wyłonionemu podpisania umowy i przyznania dotacji w przypadku, gdy podmiot lub reprezentanci utracą zdolności do czynności prawnych, zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową Oferenta.

1. Zadanie publiczne nie może być realizowane przez podmiot niebędący stroną umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.

VIII. Termin i miejsce składania ofert:

Oferty na wsparcie realizacji zadań publicznych wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w terminie do 31 maja 2023 r. w Starostwie Powiatowym w Olsztynie, pl. Bema 5, 10-516 Olsztyn. Decyduje data wpływu do  Starostwa Powiatowego w Olsztynie.

IX. Warunki składania ofert:

1. Ofertę na realizację zadania publicznego należy złożyć w formie papierowej w jednym egzemplarzu, sporządzonym w języku polskim.
2. Oferta przed złożeniem powinna być podpisana przez wszystkie osoby upoważnione do składania oświadczeń woli zgodnie z reprezentacją, o której mowa w odpowiednim rejestrze/ewidencji.
3. Do oferty należy dołączyć (załączniki wymagane):

1)      Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru/ewidencji lub wydruk ze strony internetowej: www.ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu. Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany.

2)      W przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru – dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta.

3)      W przypadku oferty wspólnej – umowę zawartą pomiędzy partnerami, określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego.

X. Termin, tryb i kryteria wyboru ofert:

1. Oferty podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym.
2. Sprawdzeniu pod względem formalnym dokonują pracownicy Wydziału Oświaty, Kultury i Kultury Fizycznej.
3. W razie braków formalnych poinformowany podmiot, w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji, może uzupełnić ofertę o w/w braki.
4. Oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych w sytuacji gdy wnioskowana dotacja przewyższa kwotę środków finansowych przeznaczonych na współfinansowanie danego zadania w danym roku oraz nieuzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie.
5. Oferty spełniające wymogi formalne przekazywane są Komisji Konkursowej, która opiniuje złożone oferty. Tryb powołania oraz zasady działania, a także szczegółowe kryteria oceny ofert określone zostały w Rocznym Programie współpracy Powiatu Olsztyńskiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2023 i ustawie.
6. Komisja Konkursowa opiniuje oferty i przedstawia Zarządowi  Powiatu w Olsztynie wykaz zaopiniowanych ofert. Oferty opiniowane są w formie punktowej.
7. Komisja Konkursowa przy opiniowaniu ofert:

1)      ocenia możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację;

2)     ocenia kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;

3)     ocenia proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których organizacja będzie realizować zadanie publiczne;

4)     ocenia wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;

5)     ocenia udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego;

6)     uwzględnia analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku organizacji pozarządowej lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków

8. Komisja Konkursowa opiniuje oferty na indywidualnych kartach zadania. Każdy z członków Komisji przyznaje punkty w oparciu o kryteria, o których mowa w ust. 7. Liczba punktów przyznana danej ofercie stanowi średnią arytmetyczną uzyskaną przez zsumowanie punktów indywidualnie, subiektywnie przyznanych ofercie przez danego członka Komisji Konkursowej i podzieleniu ogólnej liczby zsumowanych punktów przez ilość osób  biorących udział w szacunkowej ocenie oferty.
9. Komisja Konkursowa sporządza zestawienie zaopiniowanych ofert wraz z przyznaną liczba punktów.
10. Zarząd Powiatu, po zapoznaniu z opinią Komisji Konkursowej, rozstrzyga, w drodze uchwały, Otwarty Konkurs Ofert podając informacje o wsparciu realizacji danego zadania wraz z kwotą przyznanej dotacji. W Otwartym Konkursie Ofert, w ramach jednego zdania publicznego, może być wybrana więcej niż jedna oferta do udzielenia wsparcia finansowego.
11. Po zakończeniu procedury konkursowej Zarząd Powiatu ogłosi informację o wynikach konkursu w Biuletynie Informacji Publicznej, na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Olsztynie oraz zamieści wyniki na stronie internetowej: www.powiat-olsztynski.pl.
12. Wybór zadań publicznych przewidzianych do udzielenia wsparcia finansowego nastąpi w terminie 40 dni od dnia zakończenia naboru ofert.

XI. Wkład własny:

1. Oferent, przy realizacji zadania publicznego, zobowiązany jest do wniesienia wkładu własnego w wysokości nie mniejszej niż 20% całkowitej wartości realizacji danego zadania.
2. Wkład własny może być wyrażony poprzez środki finansowe własne lub wkład osobowy, w tym pracę społeczną członków organizacji pozarządowej i świadczeń wolontariuszy. Wkład osobowy, w tym praca społeczna członków organizacji pozarządowej i świadczeń wolontariuszy podlega rozliczeniu.
3. Wkład własny mogą stanowić środki przyrzeczone przez inne podmioty lub środki wniesione przez inne podmioty w sytuacji złożenia oferty wspólnej. Do oferty należy załączyć umowy, umowy partnerskie, promesy lub inne dokumenty z określeniem formy i wyliczeniem wniesionego wkładu.
4. W przypadku nie otrzymania dotacji z zewnętrznych źródeł, określonych w ofercie, wsparcie finansowe z budżetu Powiatu Olsztyńskiego może zostać pomniejszone proporcjonalnie.

XII Postanowienia końcowe:

Zarząd Powiatu w Olsztynie zastrzega sobie prawo unieważnienia konkursu, w całości lub w zakresie poszczególnych zadań, w przypadku:

1. braku ofert,
2. gdy żadna ze złożonych ofert nie spełnia wymogów zawartych w ogłoszeniu,
3. na skutek zaistnienia zdarzeń losowych lub okoliczności, których nie można było przewidzieć w dniu ogłoszenia konkursu, a których zaistnienie uniemożliwia lub ogranicza możliwość realizacji zadań publicznych.

Wydział merytoryczny odpowiedzialny za współpracę z organizacjami pozarządowymi:
Wydział Oświaty, Kultury i Kultury Fizycznej, Plac Bema 5, 10-516 Olsztyn, pok. 105, tel. 89 521 05 36, e-mail: ok@powiat-olsztynski.pl, strona internetowa: www.powiat-olsztynski.pl

Pracownicy odpowiedzialni:
Barbara Guga – Dyrektor Wydziału Oświaty, Kultury i Kultury Fizycznej
Sławomir Lech – inspektor, Wydział Oświaty, Kultury i Kultury Fizycznej

Załączniki do pobrania:
Otwarty Konkurs Ofert 2023_Ogłoszenie
Oferta realizacji zadania publicznego
Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego