E-sesja, czyli kolejny krok Powiatu w nowoczesność

W sali sesyjnej Starostwa Powiatowego w Olsztynie montowany jest zintegrowany system informatyczno-konferencyjny, dzięki któremu obrady będą się toczyć sprawniej, dynamiczniej i jeszcze bardziej transparentnie. Mieszkańcy z kolei będą mogli śledzić posiedzenie radnych w internecie.

Szybsza komunikacja
Nowy system informatyczny przyspieszy wewnętrzną komunikację pomiędzy biurem Rady Powiatu a radnymi, przygotowanie i elektroniczną dystrybucję porządku obrad i materiałów, przesyłanie e-maili i smsów. Archiwizowanie dostarczonych wiadomości w systemie pozwoli z kolei na sprawdzenie historii korespondencji. Dużym ułatwieniem będzie także dostęp radnych do systemu poprzez urządzenia mobilne i pc.

Dynamika
W trakcie posiedzeń odbędzie się elektroniczna rejestracja radnych zgłaszających się do dyskusji nad projektami uchwał. To pozwoli na dynamiczną modyfikację porządku obrad oraz materiałów w trakcie posiedzenia, z automatycznym odświeżaniem zmian na urządzeniach radnych. Poprawi też zarządzanie listą gości, którym udziela się głosu podczas posiedzenia. System umożliwia ustawienie czasu wypowiedzi i wyświetlanie licznika wraz z komunikatem dźwiękowym o przekroczeniu czasu wypowiedzi.

Obrady on-line
Nowością jest opcja rejestracji obrazu i dźwięku w systemie informatycznym z możliwością transmisji na żywo w internecie oraz archiwizacją do późniejszego odtwarzania. Mieszkańcy zainteresowani porządkiem obrad wraz z bieżącymi lub archiwalnymi załącznikami będą mogli je przejrzeć w sieci. System jest zintegrowany z dwiema kamerami IP szybkoobrotowymi automatyczne kierowanymi na osobę zabierającą głos. Możliwe jest też dodawanie w obrazie napisów i informacji o prelegencie.

Głosowanie
Nowoczesny system konferencyjny składa się z 28 pulpitów dyskusyjnych łączonych w szereg z jednostką sterującą. Każdy z pulpitów wyposażony jest w przyciski umożliwiające głosowanie oraz zgłaszanie się do dyskusji. Wbudowany w nie czytnik obsługuje karty zbliżeniowe przypisane do użytkowników. Głosy radni będą oddawać w czasie rzeczywistym, podczas posiedzenia, poprzez wybór jednego z 3 przycisków: „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się”. System będzie je zliczał i wyświetlał na ekranie. W momencie głosowania jawnego na tablicy ukaże się informacja, który z radnych w jaki sposób głosował.

Dźwięk i obraz
Każdy z pulpitów ma wbudowany głośnik, z którego odtwarzany jest dźwięk zbierany z mikrofonów z pozostałych pulpitów. Podniesie się także jakość prezentacji wyświetlanych na ekranie projekcyjnym 3 x 3 m, przez rzutnik multimedialny z rozdzielczością full HD.

Głównym odbiorcą systemu „E-sesja” będzie Rada Powiatu w Olsztynie, skorzystają z niego jednak także inni prelegenci biorący udział w konferencjach i spotkaniach odbywających  się w głównej sali urzędu.